オフィスの収納システムを選ぶためのヒント

16 10月, 2019
どのオフィスにも最適な収納システムが必要です。収納システムの種類とその作り方についてご紹介します。

優れた収納システムは、オフィスを整理整頓された状態に保つ鍵です。電子的に書類を保管している人が増えていることも事実ですが、重要な物理コピーを保管する必要もあります。オフィスのための収納システムの選び方のヒントを参考にしていただき、重要な書類や物を保管し、整理整頓された状態を保ちましょう。

これらのヒントをご参照いただければ、収納したいものに合わせた収納システムを選ぶことができるでしょう。適切な収納システムを使用することによって、すべてのものに最短でアクセスできるようになります。

1.保管したいアイテムの量

収納システム

オフィスの収納システムを購入する前に、保管したいアイテムの量とサイズを検討する必要があります。収納システム(クローゼット、ファイルキャビネット、棚など)は、すべてのものを保管できる十分なサイズでなければなりません。

必要だと思われるサイズよりも少々大きめのサイズを購入することによって、他のアイテムを保管するための余分なスペースができます。さらに、大きめのものを購入することによって、将来的にもスペースが足りなくなることがありません。

収納システムに保管する予定のアイテムの量を検討し最善な場所を見つけましょう。ファイル、レポート、書類だけを保管する予定の場合は、すぐ使用できるようにオフィスの中に収納システムを置くことができるかもしれません。

一方で、多くの書類があり、他の人々と収納システムを共有する場合には、すべてを別の部屋に保管することを検討しましょう。フォルダに入れて棚に収納するか、またはファイルキャビネットを使用すると、整理整頓したり共同使用するに最善です。

2.保管したいアイテムの種類

収納システム

保管したいアイテムの種類について考えましょう。それらが何であるかによって、特別な収納システムを購入する必要があります。小さなアイテムを保管したい場合には、小さな引き出しキャビネットが役立ちます。しかし、書類を保管したい場合には、さまざまなファイルキャビネットやクローゼットのモデルを探してみましょう。

または、大きなアイテムを保管したい場合には棚がお勧めです。さまざまな形や素材から選ぶことができるので、あなたのオフィスにぴったりなものを見つけることができるでしょう。

3.手の届くところにある収納システム

収納システム

考慮すべきもう1つの点は、アクセスのしやすさです。日常的に使用する書類やフォルダーを保管する予定の場合には、なるべく近くに置きましょう。手の届くところに収納システムを置くことで、より快適で効率的に働くことができます。

お勧めなのは小さな引き出しです。ストレージ許容が十分にあり、オフィスの机の下に収まります。モデルによっては、簡単に移動できるようにキャスターがついています。オフィスの机についている引き出しに加えて、最適な収納スペースとなります。机に必要なスペースがない場合には、小さな引き出しユニットを考慮してみましょう。

もう1つのお勧めは、ロールアップ式の収納キャビネットです。そのドアのデザインのため、多くのスペースを必要とせず、十分なストレージ許容を備えています。簡単に開けることができ、名前や日付順にファイルを並べることができます。

4.収納システムの場所

収納システムの場所

収納システムを購入する前に、見えるところに置くか、見えないところに置くかについても考えるべきでしょう。最終的には、保管したいアイテムの種類によって異なります。また、クライアントがいる場合には、個人情報の保護は別の重要な要素となります。

例えば、請求書や個人的な書類を取り扱っているのであれば、見えないところに置くべきです。ドア付きのクローゼットの中にファイルオーガナイザーを備えた棚を使用するといいでしょう。

より厳重なセキュリティが必要な場合には、ドアに鍵や暗証番号が組み込まれたシステムを考慮しましょう。標準モデルよりは高価にはなりますが、ファイルが安全であることを保障してくれます。